Dinâmica para iniciar bem e fechar com impacto reuniões ou facilitações virtuais

Dinâmica para iniciar bem e fechar com impacto reuniões ou facilitações virtuais

Uma dinâmica para iniciar bem e fechar com impacto a sua reunião ou facilitação virtual

Esta é uma dinâmica 3 em 1, pois pode servir como um “Warm-Up”, como “Colheita de Expectativas” e também como “Atividade de Fechamento”. Embora seja uma atividade bastante simples de ser aplicada, pode gerar impacto e benefícios significativamente positivos em suas reuniões ou processos de facilitação online. Temos parceiros que utilizam esta dinâmica como padrão em todos os seus encontros, e desde que bem aplicada, possibilitará impacto positivo. Apresento abaixo 5 motivos pelos quais vale a pena utilizá-la:

• Alivia mentalmente o participante de eventuais preocupações externas, canalizando a energia dele para o momento presente;
• Estabelece alinhamento de objetivos e expectativas. O nosso cérebro funciona melhor quando trabalhamos estes aspectos com clareza.
• Pode gerar conexão, empatia e alinhamento entre os participantes;
• Possibilita colher, de forma ágil, as expectativas de todos do grupo. Este é um bom momento para garantir algumas delas e esclarecer que outras serão abordadas em uma nova oportunidade. Em treinamento e desenvolvimento costumamos chamar este momento de “Colheita e Alinhamento de Expectativas”.
• Proporciona o registro visual do que foi desenvolvido em palavras e o impacto gerado ao final do encontro. Pode ser um bom estímulo para mensurar e sentir o termômetro do grupo ao final da reunião ou facilitação virtual;

CHECK-IN – CHECK-OUT

Tipo de atividade: descontração, desinibição, interação, integração, aquecimento, colheita de expectativas. Para inícios e fechamentos de reuniões ou facilitações.

Características: aquecimento, alinhamento de expectativas, relacionamento interpessoal, descontração, ágil, facilitação visual

Tempo:

Abertura de reuniões: De 2-15min (este tempo pode variar de acordo com a variação da dinâmica aplicada)

Fechamento de reuniões: De 2-5min caso seja utilizada no fechamento.

Quantidade de pessoas: Não restritivo a quantidade de pessoas, podendo dividí-las em diversos grupos / salas.

Ferramentas digitais utilizadas: Zoom, Mentimeter e Mural (quanto à última citada, considere-a somente para a variação 2 da atividade)

Desenvolvimento da atividade: Check in

No conteúdo abaixo você terá acesso às demonstrações de como as variações dessa dinâmica acontecem na prática:

Variação 1 (Versão rápida):

– Para iniciar o nosso encontro, gostaríamos de propor gentilmente um desafio para cada um de vocês, calma (“ar” lúdico), sei que irão tirar de letra e valerá bastante para começarmos bem.

Neste momento vamos compartilhar com todos, pelo no chat, em duas palavras, a expectativa para este encontro e uma boa energia que cada um gostaria de dividir com o grupo. Por exemplo: “Produtividade / Entusiasmo”. Neste caso, a “Produtividade” é a expectativa para este encontro e o “Entusiasmo” é a energia que eu desejo compartilhar.

Alguma dúvida?… Valendo…

Sugestão: Estabeleça de 1 a 2 minutos para isso e, conforme forem surgindo os compartilhamentos, você pode interagir com o grupo fazendo a leitura.

Variação 2:

– Para iniciar o nosso encontro, gostaríamos de propor gentilmente um desafio para cada um de vocês, calma (“ar” lúdico), sei que irão tirar de letra e valerá bastante para começarmos bem.

Nós vamos dividí-los em grupos de 4 a 6 participantes em salas. Vocês terão 10 minutos para compartilharem uns com os outros as suas expectativas e energias em relação a este momento. É importante que todos possam colocar suas opiniões, tudo bem? Além disso, assim que entrarem nas salas, vocês precisarão definir alguém para ser o (a) secretário (a) do grupo. Esta pessoa ficará responsável por reunir as principais informações conversadas em um só texto (expectativa e energia de cada um).

Algumas regrinhas:

1. Apresente ao grupo o que está na sua cabeça neste momento, que é externo ao encontro e que, de alguma forma, pode te gerar preocupação. Por exemplo, “preciso entregar um projeto e um relatório mensal”. Apenas coloque ao grupo e adormeça esta questão para que possa focar no encontro;
2. Compartilhe a Expectativa e Energia para o encontro. Por exemplo: “Produtividade / Entusiasmo”. Neste caso, a “Produtividade” é a expectativa para este encontro e o “Entusiasmo” é a energia que eu desejo compartilhar.
3. Ao retornarem para a sala principal, o (a) secretário (a) poderá apresentar ao facilitador do encontro as expectativas e energias do seu grupo (este formato serve para grupos pequenos – de 10 a 20 participantes no total) ou enviar / compartilhar no chat (esta última opção é indicada para grupos maiores, a partir de 20 participantes no total).

Alguma dúvida?… Valendo…

Variação 3:

– Para iniciar o nosso encontro, gostaríamos de propor gentilmente um desafio para cada um de vocês, calma (“ar” lúdico), sei que irão tirar de letra e valerá bastante para começarmos bem.

Nós vamos dividí-los em grupos de 4 a 6 participantes em salas. Teremos dois momentos e eles acontecerão da seguinte forma:

Momento 1

1. Apresente ao grupo o que está na sua cabeça neste momento, que é externo ao encontro e que de alguma forma, pode te gerar preocupação. Por exemplo, “preciso entregar um projeto e um relatório mensal”. Apenas coloque ao grupo e adormeça esta questão para que possa focar no encontro;
2. Feito isso, quando todos já tiverem contribuído para a conversa, vocês acessarão um link que vou disponibilizar, via chat. Ele os levará até o Mural.co, para então, vivenciarmos o segundo momento.

Momento 2

3. Ao chegar ao Mural.co, vocês perceberão 2 quadros, um de Expectativa e outro de Energia. Compartilhe, com a aplicação de “post-its”, as suas Expectativa e Energias para o encontro. A ideia é que você coloque palavras, ao invés de frases, para representar esses aspectos. Por exemplo: “Produtividade”, “Foco”, “Construção” (expectativa para este encontro), “Entusiasmo”, “Alegria”, “União” (energia que deseja compartilhar);

Vocês terão, ao todo, 10 minutos para a realização desta atividade. Sugiro que vocês separem 5 minutos para o 1º momento e 5 minutos para o 2º.

Alguma dúvida?… Valendo…

Pós check in: Alinhamento de Expectativas

Após o encerramento do “Check-in” o facilitador fará uma leitura ao grupo do conteúdo gerado, podendo linkar com o conteúdo que será desenvolvido no encontro. Esta interação tende a deixar o time alinhado em relação ao atendimento das expectativas e também do quanto será importante a energia compartilhada para desenvolverem os objetivos. É importante reforçar positivamente a “energia” compartilhada por todos, estimulando um ambiente saudável, participativo e construtivo na reunião.

Check-Out:

Para o Check out, pode-se utilizar um recurso bastante interessante e interativo também, o menti.com.

Então, ao final da reunião, depois dos agradecimentos, o facilitador deve dizer ao grupo que precisa de uma última participação de todos, para concluírem bem o encontro. Neste momento, ele deverá compartilhar, via chat, o link “menti.com” e código (XXXXXX – normalmente com 6 dígitos). Basta os participantes acessarem para visualizar 3 quadros de preenchimento. Cada um representará aspectos vivenciados durante a reunião: Sentimentos, Aprendizados e Energias. Todos poderão compartilhar ali suas percepções finais, inserindo uma palavra em cada quadro.

Enquanto as pessoas preenchem o Menti.com, o facilitador pode compartilhar a tela do perfil dele, do mentimeter.com, onde aparecerão, em tempo real, as palavras inseridas pelos participantes, em formato de nuvem de palavras.

Esta ferramenta é muito bacana, pois além de oferecer a possibilidade de assistir aos compartilhamentos em tempo real, as palavras que forem iguais, ou seja, colocadas por mais de uma pessoa, vão aumentando seus tamanhos, isso evidencia e destaca os principais elementos sentidos pelo grupo ao final do encontro.

Você também poderá enviar a “nuvem de palavras” gerada pelo mentimeter por whatsapp, caso haja um grupo ou email pós reunião. Pode ainda sugerir que eles compartilhem a “nuvem de palavras” nas redes sociais, com a # do evento.

Sugestões em relação às plataformas:

Nos próprios aplicativos existem tutoriais rápidos para auxílio, por exemplo, no Zoom você pode aprender como dividir os grupos em salas, no Mural, verá dicas de como eles podem inserir os post-its e no Mentimeter, encontrará muitas possibilidades de utilização. Todas estas ferramentas tecnológicas possuem ainda mais recursos que podem ser explorados para dinamizar, ludificar, agilizar e tornar mais produtiva suas reuniões.

Nós também podemos te auxiliar com serviços de facilitação, facilitação visual e dinamização profissional, em suas reuniões e facilitações virtuais.

Quer saber como? Entre em contato com a gente! Teremos um grande prazer em impactar positivamente sua equipe!