Como facilitar uma reunião virtual?
Neste momento, as reuniões virtuais tornaram-se mais comuns, importantes e para muitos, a única forma de conectar as pessoas ou membros de sua equipe. Com isto, colegas e clientes têm nos consultado sobre como aproveitar melhor esses encontros e reuniões, torná-las dinâmicas, produtivas e com maior interação entre as pessoas.
Visto que somos especialistas em promover experiências para o desenvolvimento de pessoas e equipes, utilizando como base da nossa metodologia relações interpessoais, nos vimos na missão de, além de promover serviços que tornem os encontros e reuniões virtuais mais dinâmicos, contribuir com dicas de facilitação para que nossas conexões possam também deixar seus encontros mais produtivos. Sendo assim, este é o primeiro artigo de alguns que virão com esta temática. Espero que gostem! Sintam-se à vontade para contribuir com opiniões e compartilhar com os seus contatos.
Vamos começar falando sobre o processo, papel do facilitador e os benefícios desta prática.
Um bom facilitador é capaz de conduzir sua equipe por caminhos que proporcionem aprendizados significativos para o desenvolvimento pessoal, da equipe e para o sucesso da organização.
Um processo de facilitação pode ocorrer motivado por uma reunião para integração, desenvolvimento de pessoas ou fortalecimento do sentimento de equipe. Assim como, uma reunião onde serão discutidos determinados assuntos, encontrar soluções ou definir estratégias, que neste caso, o facilitador assume principalmente o papel de focalizador (iremos falar sobre focalização em um dos próximos artigos).
Uma boa facilitação, quando baseada em técnicas assertivas, e em um bom processo de desenvolvimento, pode promover:
- Ambiente agradável para atuar em equipe
- Aumento de motivação para exposição de ideias
- Responsabilidade pelo próprio desempenho e da equipe
- Descoberta de novas maneiras para lidar com problemas
- Desenvolvimento pessoal, conexão e empatia com os demais integrantes e possibilidade de aprender com as experiências dos outros
- Fortalecimento dos relacionamentos interpessoais e do sentimento de equipe “teambuilding”
- Otimização do tempo,foco e orientação, definição de prioridades e ações a serem feitas
Para que esses benefícios ocorram é importante considerar alguns elementos e técnicas. Aqui daremos 3 dicas de facilitação:
Faça uma abertura acolhedora: Assim como nas reuniões presenciais, o início é tudo. Receba os participantes com uma música, sorriso no rosto, faça um bate papo de interação, utilize técnicas de rapport até que todos estejam presentes. Conduzir uma atividade de apresentação ou aquecimento “warm up” pode contribuir para criar um clima agradável para o início da reunião e um ambiente propício a boa produtividade;
Combinados: Apresente de maneira clara o proposito da reunião e o tempo de duração previsto. Facilite o processo para elaboração de um “contrato”, ou seja, combinados para que a reunião se desenvolva da melhor maneira, formas de participação, tempo, etc. É fundamental que os combinados sejam orientados para a participação ativa de todos, para que assim, os integrantes sejam os agentes construtores das soluções e do próprio desenvolvimento (esta é uma das principais características de um processo de facilitação, o potencial de protagonismo). Seja um mediador e sempre que necessário, focalize, retome o objetivo e propósito do encontro.
Processamento: Durante o desenvolvimento do encontro, estimule reflexões e debates saudáveis de ideias, alternativas e soluções. A reflexão é um importante recurso para gerar a autopercepção e consecutivamente o autoconhecimento. A partir daí, é possível “processar”, tomar decisões e aplicar ações no dia a dia que geram mudança e construção.
Nos próximos artigos iremos propor dicas para tornar as suas reuniões e conferências mais participativas, dinâmicas e produtivas.
A Team Building Brasil também dispõe de facilitadores experientes, técnicos e habilidosos para dinamizarem, de diferentes formas, os seus encontros online e presenciais. Solicite nossos serviços de Facilitação, Facilitação Visual, Pensamento Visual e Dinamizador, para tornar as suas reuniões virtuais mais dinâmicas, divertidas, produtivas e fluentes.
Desejamos ótimas reuniões e trabalhos a todos.
Sem comentários.