Aprenda agora como organizar eventos corporativos de sucesso
Organizar eventos corporativos é uma boa estratégia para envolver e motivar seus colaboradores. Um modo de melhorar o entrosamento entre as equipes, o que vai se refletir em um clima organizacional mais harmônico, aumentando a produtividade.
Além disso, é uma maneira de sua empresa mostrar que se preocupa com cada um — o que pode ajudar a reduzir a rotatividade e até a reter talentos.
Mas como organizar um evento que seja sucesso, proporcionando descontração e bons momentos para os convidados? Confira nosso post e veja algumas dicas!
Planeje com antecedência
Para organizar eventos corporativos de sucesso, a primeira dica é fazer um planejamento. Afinal, são vários detalhes que precisam ser vistos para que não haja contratempos. A partir do orçamento disponível, você precisa:
- escolher data e horário — verificando com atenção o calendário para que não seja feriado;
- selecionar o local — de acordo com a quantidade de convidados e que seja de fácil acesso;
- escolher o buffet — escolher o tipo que mais combina com o evento (coquetel, churrasco, comida de boteco, jantar etc.);
- decidir sobre as atrações do evento — DJ, banda, atividades motivacionais, de integração, descontração, entre outras. Sempre pensando no perfil do público e na expectativa da empresa em relação à festa.
O planejamento antecipado é essencial para buscar os melhores fornecedores, fazer uma pesquisa sobre as preferências do público e conseguir escolher cada detalhe com tranquilidade.
Monte uma equipe responsável
Por mais que você tenha experiência em produção de eventos, ninguém consegue fazer um grande trabalho sozinho. Sendo assim, procure pelos colaboradores mais capacitados que compreendam a postura do negócio e, especialmente, o objetivo principal do evento.
Tenha em mente que contar com um time de talento faz muita diferença na percepção dos outros funcionários e agrega valor a programação. Sem contar que a ajuda especializada incentiva os responsáveis pela organização a delegar funções. Assim, fica simples desempenhar o serviço de maneira otimizada, negociar com fornecedores e trazer um conteúdo adequado sem atrapalhar o dia a dia.
Saiba que com uma preparação detalhada, ainda é possível criar uma espécie de plano B para reduzir o número de imprevistos. Como consequência disso, todos ganham em qualidade e resultados positivos a longo prazo.
Defina o local do evento
Pode até não parecer à primeira vista, mas o local do evento é um fator determinante no sucesso da atividade. Isso porque essa decisão interfere em praticamente todas etapas do planejamento.
Por exemplo, conforme as possibilidades do espaço, a produção consegue definir a lista de participantes, a decoração, os melhores ambientes para alinhar a programação, a necessidade de um buffet e questões de marketing.
Tendo isso claro, coloque essa definição como um dos primeiros itens da lista de afazeres, já que reservar com antecedência — principalmente em meses mais concorridos no final do ano — se mostra fundamental. Só assim será possível encontrar as opções que se encaixam com a proposta, sem extrapolar o orçamento.
Pense nos serviços terceirizados
É comum na hora de organizar eventos se preocupar com o cardápio, decoração e música, mas também é normal esquecer de alguns serviços fundamentais para o evento — como segurança, manobrista, recepcionista, garçons, equipe de limpeza, guarda-vidas, bombeiro, equipe de animação, entre outros.
Verifique se o local escolhido já disponibiliza os serviços ou contrate à parte. Dessa maneira, você pode fazer, por exemplo, o controle de acesso, certificando-se de que apenas os convidados estão participando do evento, saber que todos serão bem servidos e, ainda, que não precisarão se preocupar em procurar uma vaga para o carro.
Invista na decoração
A decoração traz aconchego e descontração aos eventos corporativos, por isso invista nesse aspecto. Você pode optar pelas cores que lembrem a marca da sua empresa ou ainda fazer referência ao tema que será utilizado — como o tradicional verde e vermelho para uma festa de confraternização de Natal.
Só tome cuidado com os exageros para não provocar desconforto visual. Na dúvida, escolha tonalidades mais neutras e que estejam de acordo com a proposta da ocasião.
Envolva os colaboradores
Depois de pensar em toda a infraestrutura do seu evento, escolha, com muita atenção, algumas atividades para envolver os colaboradores. Afinal, o encontro não tem o intuito de apenas oferecer comida e bebida — é importante oferecer uma experiência diferenciada aos convidados.
De acordo com o perfil da sua equipe e as possibilidades no local escolhido, você pode proporcionar:
- atividades de aquecimento para fazer o entrosamento entre as pessoas;
- desafio entre grupos, o que vai estimular a comunicação, integração e estratégia;
- jogos temáticos personalizados, que serão diversão garantida entre os participantes;
- dinâmicas e desafios para promover a sociabilidade e descontração.
Faça uma análise de preços
Se você está inserido no mercado corporativo sabe que jogar dinheiro fora não é uma opção. Apesar da correria que antecede esse tipo de ação, reserve um tempo para analisar todos os preços dos serviços cotados. Ao ter atenção especial com as finanças, os eventos direcionados ao time da empresa se tornam um verdadeiro investimento.
O mais indicado é usar todo o conhecimento em relação ao conceito da empresa para encontrar fornecedores que se encaixem perfeitamente com a proposta. Sendo assim, estude bem as condições das melhores opções, busque avaliações online e se informe sobre o que acontece caso ocorra algum imprevisto.
Com todas as informações em mãos, o responsável pela decisão se sente muito mais confiante na hora de fechar negócios e encantar os participantes diante da qualidade da estrutura montada.
Pronto! Agora você já sabe como organizar eventos corporativos. Lembre-se que para ter sucesso no projeto é muito importante se preocupar também com as estratégias pós-evento e treinar os colaboradores sobre como agir nessa etapa.
Diante das recomendações devidas, os efeitos positivos costumam ser mais eficiente na criação de um relacionamento amistoso entre empresa e funcionários.
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