Trabalho remoto: como o gestor influencia no processo? 

Trabalho remoto: como o gestor influencia no processo? 

O coronavírus pegou o mundo de surpresa. Para impedir a proliferação do vírus, a Organização Mundial de Saúde recomendou várias atitudes, como fechar o comércio, suspender as atividades nas escolas e reorganizar a forma como algumas empresas trabalham. Nesse contexto, o trabalho remoto apresentou-se como uma opção segura e inevitável.

Trabalho remoto é uma forma de exercer as atividades profissionais à distância. Também conhecido como teletrabalho ou home office, é uma modalidade cada vez mais comum no mercado. No cenário da pandemia de COVID-19, as empresas que têm a maioria dos funcionários em escritório encontraram nessa forma a solução para preservar a saúde de todos.

Você sabe como implementar o trabalho remoto? Preparamos um guia com informações essenciais para garantir um home office eficiente. Mantenha a sua equipe unida e em segurança para enfrentar a pandemia!

1. Como funciona o trabalho remoto?

Muitas empresas já adotam o trabalho remoto como prática habitual. As formas mais comuns são em home office ou nos coworkings.

Os coworkings funcionam em um espaço compartilhado por diversas pessoas e empresas. Contam com estrutura completa, semelhante a um escritório tradicional — elementos como internet de boa qualidade e salas de reuniões são essenciais. Cada coworking define seus critérios de utilização e se o espaço é gratuito ou não. Porém, diante da pandemia do Coronavírus, esse modelo momentaneamente não é o mais adequado.

Uma alternativa a isso é o home office. Para conter o avanço do vírus, normas de isolamento social foram aplicadas em diversos países. Entre elas a flexibilização das leis trabalhistas para esse modelo de trabalho remoto. Antes da disseminação mundial do vírus, muitas empresas já o adotavam.

O home office pode ser total, de maneira que o funcionário não precisa ir presencialmente à empresa. Ou pode ser híbrido, de forma que a pessoa compareça à sede em alguns dias específicos e, no restante do tempo, exerce suas funções em casa.

2. Como aderir ao trabalho remoto?

Podem aderir ao trabalho remoto todas as empresas que têm funções que podem ser feitas por meio de computadores, que ficam distantes fisicamente da empresa. É um modelo que pode ser introduzido em todos os departamentos, por meio de um acordo com os gerentes.

A grande diferença entre a forma de trabalho remota e a convencional é a maneira como a carga horária é definida. Porém, as metas, produtividade, demandas e as habilidades dos colaboradores são as mesmas.

Diante de uma crise, como a que estamos passando por causa da pandemia do COVID-19, a diretoria, junto do RH, precisa agir rápido para conter os danos e, dentro desse cenário, proteger a saúde da equipe. O trabalho remoto é uma alternativa que oferece benefícios mútuos, tanto para garantir o funcionamento da empresa quanto a segurança dos profissionais.

É necessário que a empresa ofereça todo o suporte e estrutura e é responsável pela análise ergonômica de todos os colaboradores. Não seria diferente, assim, para os que fazem trabalho remoto. O empregado informa as condições da sua residência e apresenta todas as necessidades para que seja possível o exercício das funções com conforto e segurança. Os custos da implementação e a disponibilização de materiais e equipamentos são por conta da empresa.

No Brasil, a nova lei trabalhista regulamentou o exercício do trabalho remoto. Ele deve ser feito por meio de um acordo entre a empresa e os funcionários, devidamente registrado nos respectivos contratos profissionais. A regulamentação foi fundamental para dar segurança jurídica aos empregados, pois não havia nenhuma lei sobre esse modelo até entrar em vigor as alterações na legislação.

O trabalho remoto permite inúmeras vantagens. Veja abaixo as principais delas.

Trabalho à distância

A primeira e mais óbvia vantagem do trabalho remoto é a possibilidade de realizá-lo de qualquer lugar, inclusive de países diferentes. A própria pessoa define o seu local de atuação profissional, que não necessariamente precisa ser sempre o mesmo.

Flexibilidade de horários

A flexibilidade de horários é um outro ponto que se destaca. Quem está em trabalho remoto precisa ser tão produtivo quanto quem trabalha presencialmente, porém, é possível a construção de uma carga horária mais flexível.

Geralmente, o trabalho remoto preza pelos resultados e entregas em dia, exceto em algumas funções específicas. Assim, se as tarefas forem entregues conforme o combinado, é possível flexibilizar a rigidez dos horários estabelecidos nos escritórios.

Qualidade de vida e segurança

Quem adere ao trabalho remoto não precisa se preocupar com tempo de deslocamento, trânsito, horário corrido para se alimentar, entre outros fatores estressantes. Assim, percebe-se uma melhora significativa na qualidade de vida, que refletem na melhoria do sono, alimentação, além da possibilidade de tomar sol e fazer atividades físicas. Sobra, também, um tempo livre para se dedicar às capacitações.

No contexto mundial, com adoção de medidas para controlar o avanço do coronavírus, o trabalho remoto é uma importante ação de isolamento social. Limitar o contato com pessoas, restringindo-se apenas às que você mora, é uma das principais recomendações dos profissionais de saúde.

Redução de custos

A redução dos custos operacionais é um dos pontos que mais atraem os gestores. Do ponto de vista trabalhista, os encargos tendem a diminuir consideravelmente, pois a relação dispensa custos como vale-transporte e alimentação.

Em relação aos gastos com estrutura física, esses valores também tendem a cair, afinal, o espaço físico da sede pode ser menor. Isso economiza no aluguel, além de prover uma considerável redução na água, luz e demais serviços, como limpeza, manutenção e segurança.

Aumento da produtividade

O tempo que era gasto no deslocamento até a empresa, aliado a outras vantagens, pode ser convertido para aumentar a produtividade. É um reflexo natural de todo esse movimento, pois o desempenho dos profissionais é bastante ampliado.

A autonomia e liberdade para exercer as funções aumentam a disposição para realizá-las. Como se estabelece uma relação de confiança entre a empresa e os funcionários, o que realmente importa é o resultado apresentado das tarefas que foram realizadas.

3. Qual a importância de monitorar o trabalho remoto?

Para liderar uma equipe em trabalho remoto, habilidades muito diferentes dos gestores presenciais não são necessárias. Os funcionários em home office não são diferentes dos demais, eles buscam resultados positivos e demandam esforços semelhantes para realizar as entregas. Não é preciso tratamentos muito diferenciados para fornecer suporte a eles.

Porém, é importante monitorar as atividades remotas. Assim, você mantém o controle sobre o andamento dos projetos, sabe como estão as etapas e quanto tempo falta para a conclusão de cada uma. Permite manter uma comunicação clara, com toda a equipe alinhada e com os mesmos objetivos.

4. Como acompanhar à distância o trabalho remoto dos funcionários?

Para alinhar as ações e ter segurança que os colaboradores estão de fato sendo produtivos, a tecnologia entra como uma importante aliada. Ela auxilia a distribuir as tarefas e permite visualizar e acompanhar o andamento dos projetos. Fornece, também, métricas e indicadores que detalharão se o trabalho está dando resultados.

Registro de ponto

A tecnologia no RH é uma excelente forma de acompanhamento. No mercado, encontramos softwares de controle de ponto que reúne as principais informações dos funcionários. É possível saber se já começaram a trabalhar, a hora exata e o local do registro do ponto, além dos que não marcaram a presença.

Não existe uma obrigatoriedade do controle das horas trabalhadas. Porém, também não existe nenhum impedimento para fazê-la. Um bom gestor conhece bem o perfil da equipe, vai de cada um a opção por fazer ou não esse controle.

Comunicação

Não dá para pensar em trabalho remoto sem aplicativos ou programas de comunicação. Eles permitem reuniões em grupos, videoconferências, trocas de mensagens instantâneas, ligações e várias outras funções. É essencial estabelecer quantas e quais ferramentas serão utilizadas, bem como as suas regras junto à equipe.

Esses softwares eliminam a barreira da distância e possibilitam o registro de tudo que foi discutido, o que pode ser útil posteriormente. As reuniões online oferecem, também, uma maior abertura para participação do funcionário, o que por consequência aumenta a sua produtividade.

Nas reuniões, estabeleça previamente uma pauta, dessa forma, os convidados já começam preparados para o que será debatido, o que facilita a objetividade. Por questões práticas, o ideal são reuniões com grupos pequenos. A ideia é manter encontros virtuais curtos e objetivos, com menos interrupções. Logo, com poucas pessoas, a dinâmica da reunião fica mais fácil.

Porém, em situações de isolamento social, como a que estamos vivendo, vale incluir na pauta um momento para todos compartilharem seus sentimentos. Ter uma pausa para descontração e para a conversa informal é fundamental para manter vivo o espírito de equipe.

Computação em nuvem

Durante a rotina do trabalho, as pessoas precisam acessar outros documentos ou arquivo que não estão disponíveis no seu computador. Os serviços de armazenamento em nuvem são a solução para esse impasse.

Computadores em nuvem permite a sincronização dos aparelhos. Todos os documentos da empresa necessários aos trabalhadores remotos são acessados por meio da internet. Portanto, os profissionais podem visualizar e editar as versões mais recentes dos arquivos, independentemente do lugar de acesso — vale destacar que tudo fica registrado para um melhor controle dos gestores.

Assinatura eletrônica

Dependendo da função ou do cargo, a assinatura do funcionário é importante para a validação de algum documento. No mercado encontramos vários programas de gestão de documentos e assinaturas eletrônicas que substituem a validação em papel.

Vale ressaltar que um documento assinado eletronicamente tem o mesmo valor jurídico que no papel, pois os dados são criptografados. O acesso é feito somente com validação por senha, biometria ou alguma outra forma de identificação. O IP do dispositivo usado é registrado, bem como a localização no momento da assinatura.

5. Como ajudar na produtividade no trabalho remoto?

Comunique-se com a sua equipe sempre que puder. Esclareça as suas expectativas, explique o que você espera de cada um e crie uma rotina que seja produtiva.

Estabeleça normas de trabalho e de acesso às tecnologias. Diga a cada um da equipe qual o horário deve cumprir, qual o tempo de resposta de e-mail e mensagens, frequência das reuniões e outros pontos que considerar importante. Uma boa gestão de equipe precisa de regras para funcionar.

Mostre que você está perto e disponível. Aprenda como dar feedback de forma correta e sempre o faça quando for necessário. Elogie os projetos, o comprometimento e indique os pontos a serem melhorados. Deixe claro que você não está apenas próximo, mas que também faz parte da equipe.

Não há um limite para mandar mensagens ao funcionário. Porém, faça isso apenas no horário do expediente que foi combinado — não se esqueça que, caso o colaborador fique muito tempo respondendo mensagens, a sua produtividade pode cair.

6. Quais as consequências de não fazer um gerenciamento preciso?

Não gerenciar de forma precisa e efetiva pode gerar uma quebra da integração corporativa. As pessoas podem se sentir isoladas, o que reduz a produtividade e abre brechas para erros, ruídos de comunicação e falhas em processos críticos.

A presença ativa dos gestores gera estímulo, incentiva e cria um ambiente favorável e dinâmico para o andamento dos projetos. Os benefícios do trabalho remoto são inúmeros, mas nem por isso o acompanhamento e a liderança dos gestores devem ser deixados de lado.

Vale ressaltar que há uma diferença entre o trabalho remoto comum e o estabelecido por causa da epidemia do coronavírus, pois, muitas vezes, o colaborador e a empresa se encontram em uma situação forçada para garantir a produtividade e a segurança de ambas as partes. Isso significa que pode acontecer de algum funcionário não estar confortável com essa situação.

Devido a isso, é fundamental os liderem ficarem atentos à saúde mental de cada membro da equipe. É preciso ter consciência de que cada pessoa lida com a situação de forma diferente, então vale respeitar as particularidades de cada um.

O prazo para o fim da pandemia ainda é incerto. É possível que o isolamento social se estenda ou acabe rápido, mas ainda não há dados concretos para fazer uma previsão totalmente confiável. Nesse contexto, o cuidado com a saúde mental é muito importante.

A necessidade do isolamento imposta pelo coronavírus provavelmente vai acelerar a implementação do trabalho remoto nas empresas após a pandemia, quando tudo se normalizar. Algumas eram resistentes ao processo, porém, se viram obrigadas a aderirem para manter a saúde e segurança de todos. O fato é que está sendo um grande teste experimental e é o momento de avaliar a viabilidade e os resultados que essa prática pode gerar.

O que achou do nosso guia? Conseguiu entender o que você precisava saber sobre trabalho remoto? São muitos os desafios que ele pode oferecer às empresas. Que tal ajudar algum amigo que tenha as mesmas dúvidas? Compartilhe com os seus contatos nas redes sociais!